Stichting Digitale Duurzaamheid

Borging dienstverlening duurzaam digitaal depot

StDD1 In februari 2016 is de Stichting Digitale Duurzaamheid opgericht. De stichting heeft als doel de continuïteit van de dienstverlening van DiVault te bevorderen. Dit wordt gedaan door overeenkomsten aan te gaan met toeleveranciers van DiVault maar ook door informatie uit te wisselen van de gebruikers over het gebruik en ontwikkelingen van het E-depot. Het fenomeen is immers relatief nieuw en staat nog voor vele vraagstukken die beter gezamenlijk kunnen worden opgepakt dan individueel. De inbreng van de donateurs van de stichting heeft hiermee invloed op de ontwikkelingsrichting en de dienstverlening van DiVault.

De Stichting heeft de ambitie om op termijn de ANBI status te verwerven. Dit maakt het mogelijk om ook fondsen te werven voor het (laten) uitvoeren van onderzoek op het gebied van digitale duurzaamheid.

Klanten van DiVault kunnen donateur worden van de Stichting.

Op 17 december 2019 was de jaarlijkse bestuursvergadering. Tijdens de vergadering is er een nieuw bestuur gekozen en die bestaat nu uit:

Voorzitter: Hendrik Noppen, RHC Eindhoven

Secretaris: Alexandra Janssen, Gemeente Coevorden

Penningmeester: Hans Mannaert, DiVault

Algemeen bestuurslid: Ynze Alkema, Stadsarchief Breda

Tweets by @DiVault

Doel van de Stichting

De stichting heeft als doel de continuïteit van de dienst van DiVault te bevorderen. Dit doet de stichting door overeenkomsten te sluiten met: leveranciers , kennismedewekers en deelnemende gebruikers van het E-depot van DiVault.

Een uitgebreid beeld van de opzet en deelname aan Stichting Digitale Duurzaamheid is weergegeven in bijgaand document: De werking van StDD.

Informatie uitwisseling

Zowel de stichting, DiVault als de gebruikers van DiVault wisselen informatie met elkaar uit ten behoeve van de dienst. Dit gebeurt onder andere in (nog op te richten) commissies die zich buigen over strategische ontwikkelingen binnen de erfgoedsector. De bevindingen van de commissies worden met de donateurs en de leverancier gedeeld.

Overeenkomst met toeleveranciers

De stichting heeft eigen overeenkomsten met de toeleveranciers van de dienst afgesloten. Zodra de dienstverlener DiVault in gebreke zou blijven dan is de stichting ertoe gerechtigd om de dienst zoals deze is, voort te zetten.

Continuiteit

DiVault levert de Digitale Archiefbewaarplaats voor instellingen, overheden en bedrijven waarbij duurzame opslag en lange bewaartermijnen van digitale informatie bedrijfskritisch is. Als de continuïteit van de leverancier gevaar loopt (bv. een faillissement) dan is het van belang dat de voortgang in organisatie niet stagneert. Donateurs kunnen bij calamiteiten dan terugvallen op de Stichting Digitale Duurzaamheid. De stichting heeft dan de middelen, kennis en de overeenkomsten om de dienst voor een minimale periode van 6 maanden voort te zetten.

Daarbij is de stichting eigenaar van de hard- en software waar de data van de gebruikers wordt opgeslagen. Hiermee is de beschikbaarheid en toegang, ook na een eventueel faillisement van DiVault, tot de archiefdata van de deelnemers tot een maximum gegarandeerd.

Commissies

De stichting fungeert als platform voor DiVault gebruikers. Zij kunnen onderling informatie uitwisselen met betrekking tot het gebruik van de dienst en belangrijke vraagstukken en ontwikkelingen binnen het marktsegment. Daarnaast is het delen van kennis met betrekking tot strategische beslissingen een continuïteitswaarborging. Gezamenlijk weten we meer dan één en door belangrijke beslissingen samen te nemen is de kans op een duurzame ontwikkeling van het E-depot/Digitale Archief groter.

Onafhankelijk van de stichting houden de gebruikers van het E-depot van DiVault jaarlijks 2 bijeenkomsten waarin ervaringen worden gedeeld. Tevens is dit een platform waarin de wensen worden verzameld voor nieuwe ontwikkelingen van de E-depot voorziening wat de basis is voor gesprek en vaststellen van de ontwikkelingsplanning met de leverancier DiVault. Het secretariaat wordt gevoerd door het Stadsarchief Breda.

Organisatie & Financiën

Bestuursvoorzitter:

Dhr. H.C. Noppen (RHC Eindhoven)

Secretaris:

Mevr. A.A.M. Janssen

Penningmeester:

Dhr. J.H.B.F. Mannaert (DiVault)

Algemeen bestuurslid:

Dhr. Y. Alkema (Stadsarchief Breda)

Bankrekening:

NL95 TRIO 2000 6067 41

Datum van oprichting:

2 februari 2016

Eerste jaarverslag en financieel verslag:

2017